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Administración de recursos. Los medios para llegar a un fin. 

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Administración de recursos

 1 - Presentación del caso: Los medios para llegar a un fin.

- ¡Estoy estresado hasta el mismísimo límite! -se quejaba Tomás, un comprador asociado, con su colega Jorge- ¡Todas las cosas son urgentes y se necesitan para el día de ayer! Todos los proyectos que recibo de Irene, nuestra querida gerente de compras, tienen fechas de terminación irrealmente cortas. ¿Y qué pasa contigo? ¿Cuál es tu situación?.

recursos- Estoy en el mismo banco que tú -se lamentó Jorge- Parece que nunca tenemos suficiente tiempo para terminar nuestro trabajo, pero tal vez con un poco más de apoyo de personal podríamos empezar a ver la luz. Tú sabes, no tenemos un verdadero apoyo administrativo y nosotros mismos tenemos que hacer todo el trabajo de oficina.

- Escucha, ¿quién va a querer más oficinistas como Carlos, que no sólo le "echa los perros" a cualquier mujer que pase por delante, sino que no es capaz de escribir a máquina.  -replicó Tomás.

- Pues tienes razón -repuso Jorge- Tal vez nosotros dos deberíamos hablar con Irene de nuestras necesidades laborales. ¿Cuáles son éstas? Fechas de entrega más reales, más apoyo del personal de administración y gente mejor capacitada.

- Y que no se nos olviden algunas herramientas y equipo básicos  para realizar nuestro trabajo -agregó Tomás- La realidad es que necesitamos nuestra propia fotocopiadora en compras. Cuando yo necesito copias, la copiadora de la oficina central está siempre atascada de trabajo acumulado.

- Tiene gracia que hayas mencionado el equipo -dijo Jorge- ¿Sabes que durante el año pasado yo he estado usando mi propia notebook en el departamento de servicio de la oficina para hacer mi trabajo?.

- No, no lo sabía -respondió Tomás- ¡Eso es ridículo! Estas son nuestras herramientas básicas, las necesitamos. Y también necesitamos un refrigerador de agua que funcione.

- Bueno, bueno, Tomás -interrumpió Jorge- Creo que nuestra lista de necesidades ya es bastante larga. No vayamos a abrumar a Irene con demasiada responsabilidad. El hecho es que las cosas que vamos a solicitarle nos la debería de haber proporcionado desde el comienzo. Se trata de su departamento y todo lo que nosotros queremos son los medios para hacer bien el trabajo.

 2 - Análisis del caso:

Del diálogo anterior se desprende que Irene, gerente de compras corporativa, no planifica en forma adecuada los recursos para dirigir su departamento. Además, debe comprender que los resultados (producción) dependen de los recursos suficientes (insumos).

La planeación de recursos se debe hacer al comienzo de cada año, así como al principio de cada asignación. El departamento de compras, en este caso, carecía de recursos suficientes en áreas esenciales, lo cual creaba frustración y malos resultados para todos.

 3 - Herramientas de acción:

Un gerente debe entender el concepto de administración de recursos para lograr operaciones fluidas y eficientes. Al igual que un gerente de recursos, debe ayudar a su personal a lograr el éxito en su actividad laboral al proporcionar respaldo de recursos apropiados en cada una de estas siete áreas:

  • Dinero. El presupuesto del departamento deberá cubrir todos los gastos previstos dentro del año fiscal.

  • Personal. El personal del departamento deberá ser apropiado en número para manejar la magnitud del trabajo asignado. Además, el personal deberá ser apropiadamente capacitado en todas las habilidades necesarias.

  • Herramientas y equipo. Las herramientas y el quipo físico de las operaciones departamentales, así como las instalaciones físicas de trabajo se deben mantener en buenas condiciones para permitir que las tareas departamentales se realicen de la forma más eficiente posible.

  • Material. Se deberá hacer el inventario de materiales que se necesiten en el departamento.

  • Métodos y procedimientos. Cada miembro del departamento deberá contar con una clara descripción del puesto, metas bien definidas para cada tarea asignada y acceso a procedimientos de operación adecuados.

  • Calendarios. Las fechas de terminación deberán ser reales y establecerse de acuerdo con la cantidad de personal y su capacidad de lograr metas de trabajo.

  • Información. A cada miembro del departamento se le debe proporcionar la información necesaria para el logro de las metas asignadas. Tal información podría incluir cambios en planes, políticas y procedimientos relativos a la dirección del departamento, así como retroalimentación administrativa en cuanto al desempeño de los integrantes del personal y retroalimentación del cliente acerca de la eficacia departamental.

 

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COPYRIGHT © 2009 Pablo Buol
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